Email versenden

Der Email-Knoten ermöglicht es Ihnen, automatisch E-Mails innerhalb Ihrer Workflows zu versenden. Sie können Empfänger dynamisch auswählen, Datenfelder aus vorherigen Formularen einfügen und Dateien aus der Vorlage anhängen.

Grundkonfiguration

Bei der Einrichtung eines Email-Knotens definieren Sie zunächst die Basiseigenschaften:

Name und Beschreibung festlegen

Geben Sie Ihrem Email-Knoten einen aussagekräftigen Namen (Pflichtfeld), der den Zweck der E-Mail beschreibt. Die optionale Beschreibung hilft Ihnen und Ihrem Team, den Kontext des E-Mail-Schritts zu verstehen.

Automatischer Versand

Aktivieren Sie den Switch "Automatisch", wenn die E-Mail ohne manuelle Bearbeitung versendet werden soll. Der Schritt wird dann nicht im Flow zur Bearbeitung angezeigt, sondern die E-Mail wird direkt nach Erreichen des Knotens versendet.

Email-Account auswählen

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen der konfigurierten Email-Accounts aus. Diese Accounts werden in den Systemeinstellungen unter Systemeinstellungen > Email-Konten verwaltet und definieren, von welcher Absenderadresse die E-Mail versendet wird.

Empfänger konfigurieren

Flow360 bietet flexible Optionen zur Definition der E-Mail-Empfänger. Sie können Empfänger in den Feldern An, Cc und Bcc festlegen.

Das Feld An definiert die Hauptempfänger der E-Mail. Sie haben drei Auswahlmöglichkeiten:

Folgende Email: Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen manuell ein
Folgende Gruppe: Wählen Sie eine Benutzergruppe aus - Flow360 ermittelt automatisch die E-Mail-Adressen aller Mitglieder
Folgenden Benutzer: Wählen Sie einen oder mehrere spezifische Benutzer aus - Flow360 verwendet automatisch deren hinterlegte E-Mail-Adressen

Das Feld Cc (Carbon Copy) definiert Empfänger, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen. Alle Empfänger können sehen, wer im Cc steht.

Verfügbare Optionen:

Keiner: Keine Cc-Empfänger
Folgende Email: Manuelle E-Mail-Adresseingabe
Folgende Gruppe: Auswahl einer Benutzergruppe
Folgenden Benutzer: Auswahl spezifischer Benutzer

Das Feld Bcc (Blind Carbon Copy) definiert Empfänger, die eine Kopie erhalten, ohne dass andere Empfänger dies sehen können.

Verfügbare Optionen:

Keiner: Keine Bcc-Empfänger
Folgende Email: Manuelle E-Mail-Adresseingabe
Folgende Gruppe: Auswahl einer Benutzergruppe
Folgenden Benutzer: Auswahl spezifischer Benutzer

Automatische E-Mail-Ermittlung

Flow360 ermittelt automatisch die E-Mail-Adressen der ausgewählten Mitarbeiter und Gruppenmitglieder. Sie müssen diese nicht manuell eingeben.

Email-Inhalt bearbeiten

Über den Button "Email bearbeiten" öffnen Sie den Editor für den E-Mail-Inhalt. Hier können Sie Betreff und Nachrichtentext gestalten.

Betreff und Nachricht

Der E-Mail-Editor bietet Ihnen folgende Funktionen:

Betreff-Feld: Geben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile ein
Textfeld: Verfassen Sie den E-Mail-Text mit umfangreichen Formatierungsoptionen
Texteigenschaften: Formatieren Sie Text (Fett, Kursiv, Listen, etc.)
Dateien beifügen: Fügen Sie Dateien direkt in den E-Mail-Text ein

Datenfelder einfügen

Mit dem Button "Datenfeld einfügen" können Sie dynamische Inhalte aus vorherigen Formularen in Ihre E-Mail integrieren.

Datenfeld auswählen

Klicken Sie auf "Datenfeld einfügen" und wählen Sie aus der Liste aller verfügbaren Datenfelder aus den Formularen im Flow.

Automatische Einfügung

Das ausgewählte Datenfeld wird automatisch in die E-Mail eingefügt. Beim Versand der E-Mail werden die Platzhalter durch die tatsächlichen Werte aus dem Workflow ersetzt.

Beispiel

Wenn Sie ein Datenfeld "Kundennummer" einfügen, wird in der versendeten E-Mail die tatsächliche Kundennummer aus dem ausgefüllten Formular angezeigt.

Datei-Anhänge

Im Feld Datei-Anhänge können Sie Dateien auswählen, die der E-Mail als Anhang beigefügt werden sollen. Es werden automatisch alle Dateien angezeigt, die in der Vorlage vorhanden sind.

Wählen Sie die gewünschten Dateien aus der Liste aus. Diese werden beim Versand automatisch an die E-Mail angehängt.

Bearbeiter zuweisen

Falls der Email-Knoten nicht automatisch versendet wird, müssen Sie definieren, wer den Schritt bearbeiten und die E-Mail versenden soll.

Deadline festlegen

Im Fenster Deadline können Sie eine zeitliche Frist für die Bearbeitung des E-Mail-Schritts definieren.

Zeiteinheit	Beschreibung
`Minuten`	Frist in Minuten (für sehr zeitkritische Prozesse)
`Stunden`	Frist in Stunden
`Tage`	Frist in Tagen (Standard für die meisten Prozesse)
`Wochen`	Frist in Wochen
`Monate`	Frist in Monaten

Deadline-Überschreitung

Wenn die Deadline nicht eingehalten wird, wird der Schritt in der Flow-Übersicht rot markiert, um auf die Verzögerung hinzuweisen.

Sichtbarkeit steuern

Im Fenster Sichtbarkeit legen Sie fest, wer den Email-Knoten in der Flow-Übersicht sehen kann.

Der Email-Schritt ist für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf den Flow haben. Dies sorgt für maximale Transparenz im Prozess.

Der Email-Schritt ist nur für die zugewiesenen Bearbeiter sichtbar. Andere Benutzer sehen diesen Schritt nicht in der Flow-Übersicht.

Der Email-Schritt ist nur für Mitglieder einer ausgewählten Gruppe sichtbar. Wählen Sie die entsprechende Gruppe aus der Dropdown-Liste.

Best Practices

Tipps für effektive Email-Knoten

Verwenden Sie aussagekräftige Namen für Email-Knoten, um den Zweck klar zu kommunizieren
Nutzen Sie Datenfelder, um E-Mails zu personalisieren und relevante Informationen automatisch einzufügen
Aktivieren Sie "Automatisch" für reine Benachrichtigungs-E-Mails, die keine manuelle Prüfung erfordern
Setzen Sie realistische Deadlines, die den Bearbeitern ausreichend Zeit geben
Verwenden Sie Bcc für Empfänger, deren Adresse vertraulich bleiben soll