Freigaben
Kontrollpunkte im Flow
Der Freigabe-Schritt ermöglicht die strukturierte Genehmigung von Formularen oder Prozessabschnitten. Nach Auswahl eines Freigabe-Elements erscheint eine detaillierte Seitenleiste, in der alle relevanten Eigenschaften und Zuweisungen konfiguriert werden können.
Eigenschaften der Freigabe
Nach Auswahl eines Formulars oder Freigabe-Knotens öffnet sich automatisch die Seitenleiste. Diese enthält alle zentralen Einstellungen für den Freigabeprozess.
Grundlegende Angaben
- Name (Pflichtfeld): Bezeichnet den Freigabeschritt eindeutig.
- Beschreibung: Optionale Zusatzinformationen zur Orientierung.
- Freigabe für: Auswahl eines Formulars, das dem freigebenden Benutzer im Genehmigungsprozess angezeigt wird.
Kommentaroptionen
Zwei optionale Switches ermöglichen feinere Kontrolle über die erforderliche Kommunikation:
- Kommentar erforderlich bei Freigabe: Aktiviert die Pflicht für den Benutzer, bei einer Freigabe einen Kommentar zu hinterlassen.
- Kommentar erforderlich bei Ablehnung: Aktiviert die Pflicht zur Begründung bei Ablehnung.
Selbstfreigabe
- Selbstfreigabe erlaubt: Erlaubt, dass der Mitarbeiter, der den vorhergehenden Schritt ausgeführt hat, auch die Freigabe durchführen darf.
Hinweis
Zuweisung des Freigabeschritts
Anzahl erforderlicher Freigaben
Legen Sie fest, wie viele unabhängige Freigaben notwendig sind, bevor der Schritt abgeschlossen werden kann.
Der Abschnitt Bearbeiter definiert, wem der Freigabeschritt zugewiesen wird. Hierfür steht ein dreifacher Auswahl-Switch zur Verfügung:
Wählen Sie eine Benutzergruppe aus, der der Freigabeschritt zugewiesen wird. Zusätzlich steht der Switch „Pool zuweisen“ zur Verfügung:
- Ist der Pool aktiviert, wird der Schritt allen Mitgliedern der Gruppe angezeigt.
- Sobald ein Benutzer den Schritt übernimmt, verschwindet er bei allen anderen.
Weisen Sie den Schritt einem konkreten Benutzer zu. Ideal für spezialisierte oder hierarchische Freigaben.
Der Schritt wird automatisch dem Benutzer zugewiesen, der den unmittelbar vorherigen Schritt bearbeitet hat.
Deadline-Einstellungen
Der Abschnitt Deadline ermöglicht die Festlegung einer Frist für den Freigabeschritt.
- Wird die Deadline überschritten, wird der Schritt im Flow rot markiert.
- Dies erleichtert die schnelle Identifikation verspäteter Aufgaben.
Sichtbarkeit
Mit der Sichtbarkeitsoption legen Sie fest, wer den Freigabeschritt innerhalb des Prozesses sehen darf.
Zur Auswahl stehen:
- Jeder: Der Schritt ist für alle Benutzer sichtbar.
- Bearbeiter: Nur der zugewiesene Bearbeiter sieht den Schritt.
- Gruppenmitglieder: Sichtbar für Mitglieder einer ausgewählten Gruppe.
Schritte zur Konfiguration einer Freigabe
Schritt 1: Freigabe auswählen
Wählen Sie den Freigabe-Knoten im Flow aus. Die Seitenleiste öffnet sich automatisch.
Schritt 2: Eigenschaften festlegen
Benennen Sie den Freigabeschritt, fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu und bestimmen Sie, welches Formular dem Freigebenden angezeigt werden soll.
Schritt 3: Zuweisung & Sichtbarkeit konfigurieren
Legen Sie fest, wer die Freigabe ausführt, ob Kommentare erforderlich sind, welche Fristen gelten und wer die Inhalte einsehen darf.