Systemeinstellungen
Zentrale Verwaltung von Tags, E-Mail-Konten, API-Tokens, Berechtigungen und Abonnements
Die Systemeinstellungen sind der zentrale Ort für Administratoren, um Flow360 an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen. Hier verwalten Sie alle wichtigen Konfigurationen von Tags über E-Mail-Konten bis hin zu Benutzerrechten und Abrechnungen.
Administratorrechte erforderlich
Viele Funktionen in den Systemeinstellungen sind nur für Benutzer mit Administrator- oder Manager-Rechten zugänglich.
Tags verwalten
Tags helfen Ihnen dabei, Vorlagen besser zu kategorisieren und zu organisieren. Mit einem durchdachten Tag-System finden Sie und Ihr Team schneller die richtigen Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle.
Tags hinzufügen und löschen
Vorhandene Tags überprüfen
In der Tag-Verwaltung sehen Sie eine Übersicht aller bereits erstellten Tags. Diese werden zur Kategorisierung von Vorlagen verwendet und erscheinen in den Filteroptionen.
Tipp
Verwenden Sie aussagekräftige Tag-Namen wie "Vertrieb", "HR", "Produktion" oder "Genehmigung", um eine intuitive Struktur zu schaffen.
Neuen Tag hinzufügen
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines neuen Tags. Geben Sie einen prägnanten Namen ein, der die Kategorie klar beschreibt. Der neue Tag steht sofort für die Kategorisierung von Vorlagen zur Verfügung.
Tags löschen
Nicht mehr benötigte Tags können jederzeit entfernt werden. Beachten Sie, dass beim Löschen eines Tags dieser von allen zugeordneten Vorlagen entfernt wird.
Prüfen Sie vor dem Löschen, welche Vorlagen den Tag verwenden, um ungewollte Änderungen zu vermeiden.
E-Mail-Konten
Verwalten Sie E-Mail-Konten, über die automatisch E-Mails aus Ihren Flows verschickt werden. Eine korrekte Konfiguration stellt sicher, dass alle automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen zuverlässig zugestellt werden.
E-Mail-Konto hinzufügen
Versandmethode wählen
Sie haben zwei Optionen für den E-Mail-Versand:
Versand durch Flow360: Nutzen Sie die integrierte E-Mail-Infrastruktur von Flow360 für schnellen und unkomplizierten E-Mail-Versand.
Eigener Mailserver: Verbinden Sie Ihren eigenen SMTP-Server für mehr Kontrolle und Branding-Konsistenz.
Konto konfigurieren (Flow360-Versand)
Wenn Sie den Versand durch Flow360 wählen, geben Sie folgende Informationen ein:
- Name des Accounts: Interne Bezeichnung zur Identifikation des Kontos
- Absenderadresse: E-Mail-Adresse, von der die Nachrichten gesendet werden
- Absendername: Name, der dem Empfänger als Absender angezeigt wird
- Beschreibung: Optionale Notiz zum Verwendungszweck des Kontos
Validierung erforderlich
Nach der Einrichtung muss die Absenderadresse validiert werden. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, den Sie anklicken müssen, bevor das Konto aktiv wird.
Eigenen Mailserver einrichten (optional)
Wenn Sie Ihren eigenen Mailserver verwenden möchten, geben Sie die SMTP-Verbindungsdaten ein. Dies ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über den E-Mail-Versand und die Verwendung Ihrer Unternehmens-Domain.
Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Abteilung die notwendigen SMTP-Zugangsdaten und Firewall-Einstellungen bereitstellt.
API-Tokens
API-Tokens ermöglichen die Automatisierung von Flows und die nahtlose Integration mit externen Systemen. Mit Tokens können Sie Flow360 programmatisch steuern und Teile Ihres Betriebs reibungslos miteinander verknüpfen.
Token-Verwaltung
API-Tokens sind Zugriffsschlüssel, die es externen Anwendungen erlauben, mit Flow360 zu kommunizieren. Typische Anwendungsfälle umfassen:
- Automatisches Starten von Flows aus anderen Systemen
- Integration mit CRM-, ERP- oder anderen Business-Anwendungen
- Datenimport und -export über API-Schnittstellen
- Entwicklung eigener Tools und Erweiterungen
Sicherheitshinweis
Behandeln Sie API-Tokens wie Passwörter. Geben Sie sie niemals an Unbefugte weiter und speichern Sie sie sicher. Löschen Sie nicht mehr benötigte Tokens umgehend.
Token erstellen
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines neuen Tokens. Geben Sie dem Token einen beschreibenden Namen, der den Verwendungszweck klar macht. Nach der Erstellung wird Ihnen der Token einmalig angezeigt – speichern Sie ihn an einem sicheren Ort.
Rollen und Rechte
Verwalten Sie die Zugriffsrechte Ihrer Teammitglieder und legen Sie fest, wer administrative Aufgaben durchführen darf. Eine klare Rollenverteilung sorgt für Sicherheit und Ordnung in Ihrer Organisation.
Administratoren und Manager verwalten
In der Übersicht sehen Sie eine Liste aller Benutzer mit Administrator- und Manager-Rechten. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, weitere Manager und Administratoren hinzuzufügen oder deren Rechte zu entziehen.
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
Administrator | Vollzugriff auf alle Systemeinstellungen, Benutzerverwaltung, Abrechnungen und Konfigurationen |
Manager | Verwaltung von Flows, Vorlagen und Benutzerzuweisungen innerhalb ihrer Gruppen |
Benutzer | Bearbeitung zugewiesener Flows und Zugriff auf freigegebene Vorlagen |
Gruppenverwaltung
Durch Klick auf das grüne Gruppensymbol neben einem Benutzer werden Sie direkt in das Gruppenmenü weitergeleitet. Hier können Sie:
- Benutzer zu Gruppen hinzufügen oder entfernen
- Gruppenberechtigungen anpassen
- Gruppenhierarchien definieren
- Zugriff auf bestimmte Vorlagen steuern
Organisieren Sie Ihre Benutzer in Gruppen nach Abteilungen oder Funktionen, um die Zuweisung von Flows und Berechtigungen zu vereinfachen.
Abonnements und Abrechnung
Verwalten Sie Ihr Flow360-Abonnement und passen Sie es an die Bedürfnisse Ihrer Organisation an. Hier finden Sie alle Optionen zur Verwaltung Ihres Zahlungsplans und zur Erweiterung Ihrer Funktionen.
Abonnement-Optionen
Flow360 bietet verschiedene Abonnement-Stufen mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Wählen Sie das Paket, das am besten zu Ihrer Organisation passt:
- Anzahl der Benutzer: Erweitern Sie Ihr Team nach Bedarf
- Flow-Limit: Erhöhen Sie die Anzahl gleichzeitig aktiver Flows
- Speicherplatz: Mehr Kapazität für Dokumente und Daten
- Premium-Funktionen: Zugang zu erweiterten Integrationen und Analysen
Maßgeschneiderte Erweiterungen
Zu den Standardpaketen können Sie maßgeschneiderte Erweiterungen buchen:
Zusätzliche Rollen: Erstellen Sie individuelle Rollen mit spezifischen Berechtigungen, die genau auf Ihre Organisationsstruktur zugeschnitten sind.
Enterprise-Funktionen: Erweiterte Sicherheitsoptionen, Audit-Logs, White-Label-Optionen und dedizierter Support.
Kontakt
Für individuelle Anpassungen und Enterprise-Lösungen kontaktieren Sie bitte unser Sales-Team.